Já tivemos oportunidade, numa edição anterior do BIP, de realçar a importância da actividade do Departamento de Informação e Logística (DIL) no INESC Porto. A propósito da recente submissão de candidaturas a projectos nacionais, é justo destacar agora a actividade da Área de Controlo de Gestão no sentido de tornar a vida mais fácil aos investigadores, conseguir reaver milhões de euros esquecidos ou atrasados... em suma, melhorar a eficácia global da instituição.

 

A Área de Controlo de Gestão
No passado mês de Julho, quem olhasse para o edifício do INESC Porto, pensaria que o prédio se movia, tamanha era a agitação dos investigadores. A razão para tal azáfama foi a submissão de candidaturas à Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT). Com a preciosa ajuda da Área de Controlo de Gestão, integrada no DIL, foram submetidas 55 candidaturas distribuídas pelas várias Unidades (27 da UOSE, 15 da UTM, seis da UESP, quatro da USIC e três da USE).

Marta Barbas (responsável), Cidália Lima, Bárbara Maia e Vanda Ferreira trabalham diariamente na coordenação e execução das actividades inerentes ao planeamento e controlo orçamental e de informação de gestão. À Área de Controlo de Gestão cabe ainda a responsabilidade de acompanhar a elaboração de candidaturas de projectos financiados e da gestão económica e financeira dos mesmos.

O Sexto Programa Quadro
Uma das funções desta área do DIL é incentivar a elaboração de candidaturas a projectos europeus, através de divulgações e acompanhamento dos investigadores desde o início da elaboração da candidatura. Marta Barbas e Cidália Lima apoiam igualmente a elaboração de candidaturas ao programa POSI - Programa Operacional Sociedade da Informação, cujos financiamentos permitiram recuperar todo o investimento realizado nas candidaturas ao Sexto Programa Quadro.

O INESC Porto submeteu 30 candidaturas ao POSI, tantas quantas foram submetidas ao programa IST do Sexto Programa Quadro, tendo sido todas aprovadas, o que, segundo Marta Barbas, “permitiu obter um financiamento de cerca de 45 mil euros para financiar a elaboração das candidaturas ao Sexto Programa Quadro”.

Os financiamentos “esquecidos”
Marta Barbas, Cidália Lima e Bárbara Maia têm ainda a tarefa de acompanhar a situação de tesouraria de todos os projectos, permitindo recuperar os financiamentos atrasados ou "esquecidos".

De acordo com a responsável desta área, é frequentemente necessário efectuar diligências junto das entidades financiadoras, bem como de alguns coordenadores de projecto, que obrigatoriamente devem transferir os financiamentos correspondentes assim que os recebem, para que o INESC Porto possa receber os financiamentos que lhe são devidos atempadamente. “Para isso, é necessário efectuar periodicamente verificações e relembrar aos "esquecidos" aquilo que já deveríamos ter recebido”, explica Marta Barbas.

A importância do PRIME
A elaboração, ou coordenação, das candidaturas ao PRIME - Programa de Incentivos à Modernização da Economia, bem como dos respectivos relatórios, sempre em contacto estreito com a entidade gestora (que agora é a Agência de Inovação), está igualmente a cargo desta área do DIL. Bárbara Maia e Marta Barbas actuam no sentido de permitir ultrapassar todas as dificuldades inerentes a estes processos.

Este programa visa, por um lado, reforçar a produtividade e competitividade das empresas e, por outro, promover novos potenciais de desenvolvimento. Desde 2001, foram submetidas ao PRIME, e aprovadas, as candidaturas de doze projectos (quatro da UESP, três da UTM, um da USE, um da USIC e três financiamentos globais a toda a instituição), dos quais dez foram já realizados e dois estão ainda a decorrer.

Os Relatórios Financeiros
Esta área polivalente tem também a seu cargo a elaboração dos Relatórios financeiros semestrais do financiamento plurianual POSI ao Laboratório Associado, cuja dimensão exige o trabalho a tempo inteiro de duas pessoas durante cerca de duas semanas.

O trabalho intensivo de Cidália Lima, com a colaboração de Bárbara Maia, permitiu recuperar mais rapidamente os financiamentos que se encontravam em atraso desde 2002. Os valores em dívida, que entretanto foram recuperados, ascenderam a cerca de 700 mil euros.

O Controlo Orçamental
Marta Barbas e Vanda Ferreira têm a seu cargo a produção e consolidação dos documentos do Orçamento Anual do INESC Porto, o controlo orçamental mensal com apuramento e a análise de desvios face ao orçamento planeado.

Segundo Marta Barbas, estes procedimentos permitem à Direcção e aos responsáveis de Unidades accionar atempadamente os mecanismos de correcção necessários à manutenção do equilíbrio económico da instituição. Na opinião desta responsável, os desvios do orçamento são muito comuns, mas “o que importa assegurar é que o saldo dos desvios seja positivo, ou seja, que a margem do INESC Porto, prevista e aprovada pelo Conselho Geral, seja cumprida”.

O Diálogo com Bruxelas
Entre as funções desta área está ainda a preparação de todo o enquadramento e dos elementos necessários para cálculo da taxa Horária de Pessoal, e dos overheads, para apresentação à Comissão Europeia permitindo o início do diálogo, com a realização de reuniões, com vista a uma possível negociação. Esta função é desempenhada por Marta Barbas.

Questionada sobre as maiores dificuldades que encontra na realização do seu trabalho no INESC Porto, Marta Barbas aponta a existência de uma enorme diversidade de questões que exigem um tratamento cuidado e atempado e que surgem, frequentemente, com alguma imprevisibilidade.

A cooperação dos investigadores
Na opinião de Marta Barbas, os investigadores podem tornar mais fácil a execução das tarefas desta área se entenderem que esta existe para prestar serviços internamente, ou seja para lhes facilitar a vida e retirar trabalho.

Assim sendo, “é fundamental que nos seja disponibilizada toda a informação (relativamente a candidaturas submetidas, projectos aprovados, exigência de elaboração de relatórios, etc.), para que possamos trabalhar em estreita colaboração, minimizando as dificuldades para ambas as parte e aumentado a eficiência e eficácia global da instituição”, reforça a responsável.

Quanto se ganha com esta área
Instada a calcular quantos milhões de euros o INESC Porto teria a menos se não existisse a Área de Controlo de Gestão, Marta Barbas considera que é difícil de quantificar pois o trabalho desenvolvido teria sempre, obrigatoriamente, que ser realizado por alguém numa instituição como o INESC Porto, ainda que não o fosse autonomizado numa área administrativa. “A autonomização numa área de trabalho permite, no entanto, desenvolver competências conduzindo a uma maior especialização”, acrescenta a economista.

Considerando que os proveitos originários em projectos financiados representam tradicionalmente cerca de dois terços dos proveitos totais e que, ainda dentro da área de controlo de gestão, é monitorizado o volume de facturação proveniente dos contratos de prestação de serviços, facilmente se percebe a importância do trabalho desenvolvido.

Um exemplo a seguir
Na opinião de Graça Barbosa, a Área de Controlo de Gestão, incluindo a importantíssima gestão de projectos, mais do que qualquer outra área do DIL, faz a grande diferença em relação aos serviços de apoio existentes noutras instituições. “Distingue-se pela sua competência, rigor - características comuns a todas as áreas do DIL - mas, sobretudo, pela organização, pelo know-how muito específico já adquirido e pelos resultados obtidos”, considera a responsável do DIL.

Graça Barbosa lembra que não é por acaso que várias instituições têm procurado saber como funciona o INESC Porto nessa área, mais do que em qualquer outra. Segundo a responsável, considerando que o INESC Porto depende muito dos financiamentos externos, é crucial que esta área funcione bem, por forma aliviar os investigadores do trabalho burocrático, libertando-os para a missão mais nobre da I&D!