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O Serviço de Informação de Gestão (SIG), na sequência do
Projecto de Workflow / BPM do INESC Porto (cujos documentos
enquadradores se encontram disponíveis na Intranet, com o
título "Processos de negócio no INESC Porto"), automatizou o
processo de Requisições (aquisições de bens e serviços)
utilizando a ferramenta Ultimus.
Este processo abrange o preenchimento da requisição,
instrução, controlo, aprovação da aquisição e ainda
elaboração automática da nota de encomenda e controlo da sua
recepção.
Qualquer colaborador do INESC Porto com acesso à rede
interna (VPN do exterior) pode iniciar uma requisição,
preenchendo um formulário electrónico. Entre outras
funcionalidades destacam-se: a integração com diferentes
bases de dados (Gestão de Pessoal, Projectos, etc.); a
definição dos intervenientes de acordo com regras de negócio
definidas; as notificações automáticas de tarefas a realizar
e com atraso. Permite, ainda, anexar as propostas em formato
electrónico, a fácil inclusão de diferentes valores de IVA e
diferentes moedas, a elaboração automática da nota de
encomenda e consultar a situação actual das requisições.
O SIG aproveita para agradecer todo o empenho demonstrado
pelos colaboradores intervenientes nas várias fases de teste
e correcções.
Daqui para a frente, e porque se pretende que os
processos sejam continuamente melhorados, agradece-se a
colaboração nesse sentido, sob a forma de sugestões de
melhoria e de avaliação dos benefícios trazidos pela
introdução deste processo.
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