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Todos os anos começa, no mês de Outubro, a azáfama da
preparação do Plano e Orçamento do INESC Porto para o ano
seguinte. Como refere José Carlos Caldeira, o director
responsável pela coordenação do processo de produção do
Plano, "esta é uma mais valia para o INESC Porto e é
claramente um elemento diferenciador relativamente a outras
instituições". Quem o diz são pessoas de outras instituições
afins, quer do universo INESC, quer de outras entidades do
Sistema Científico e Tecnológico Nacional. Conheça o
trabalho de bastidores da preparação deste documento.
O Plano e Orçamento
Há, neste documento, uma forte componente relativa às
actividades científicas e tecnológicas do Conselho
Científico e de cada Unidade. No caso das Unidades, em cada
secção faz-se uma breve descrição de cada uma delas,
apresenta-se a estrutura de recursos humanos, bem como as
linhas estratégicas para o ano seguinte e anos subsequentes
e enunciam-se as principais actividades previstas.
O Plano e Orçamento (PO) inclui igualmente o plano de
actividades de suporte, correspondentes ao Departamento de
Informação e Logística (DIL) e aos Serviços. Para o DIL
elabora-se uma versão simplificada do formato utilizado para
as Unidades operacionais. Para os cinco Serviços do INESC
Porto apresenta-se apenas uma lista de acções com a
indicação dos objectivos e resultados.
Na parte final, é apresentado o orçamento global da
instituição, onde se efectua uma análise económica e
financeira, incluindo os proveitos, custos e resultados.
Desta secção constam ainda a demonstração previsional de
resultados e a evolução prevista dos Recursos Humanos do
INESC Porto para o ano seguinte.
 O
tempo de preparação
Nem todos os colaboradores têm a percepção de que este
documento, com pouco mais de cinquenta páginas, demora
bastante tempo a ser preparado. A maior parte dos
coordenadores das Unidades calculam demorar cerca de duas
semanas a preparar toda a informação relativa a cada Unidade
para integrar no PO. José Ruela, coordenador da UTM,
especifica que a elaboração do plano é feita ao longo de
vários dias (entre oito e dez) duma forma descontínua, uma
vez que se torna necessário coligir, confirmar, actualizar e
organizar informação diversa e dispersa.
Luís Maia Carneiro, coordenador da UESP, acrescenta que
este documento reflecte muito trabalho que tem de ser feito
com mais antecedência. “Contém informação sobre projectos
que, por vezes, demoram mais de um ano a negociar, bem como
a definição dos objectivos e opções estratégicas que devem
ser fundamentados num trabalho mais profundo e participado,
que demora naturalmente muito mais tempo”, explica o
engenheiro.
Já o coordenador da Unidade de Optoelectrónica e Sistemas
Electrónicos (UOSE), José Luís Santos, acredita que, a
partir do início de Outubro, “este assunto já não sai da
cabeça dos Coordenadores da Unidade”. Marta Barbas,
responsável da área de Controlo de Gestão no INESC Porto,
corrobora esta opinião. “Habitualmente a primeira versão do
orçamento é solicitada aos responsáveis em Outubro para que,
após todas as sucessivas iterações, esteja pronta para ser
aprovada na reunião do conselho geral de Dezembro. O
processo inicia-se com o envio aos responsáveis dos
ficheiros de elaboração do orçamento”, esclarece a
economista.
 As
pessoas envolvidas
O processo de elaboração deste documento envolve várias
pessoas: o director que coordena a produção do Plano, José
Carlos Caldeira, e respectiva secretária, Ana Isabel
Oliveira; Marta Barbas (responsável pela elaboração do
Orçamento) e Vanda Ferreira da área de Controlo de Gestão;
sem esquecer todos os coordenadores e adjuntos das Unidades
de I&D. Finalmente, toda a Direcção participa na validação
da versão final do PO, ao que se segue a respectiva
discussão e aprovação pelo Conselho Geral, envolvendo os
representantes dos associados da instituição. Mas a lista
não acaba aqui.
Na USIC, António Gaspar conta com o apoio de seis
pessoas: a secretária Ana Paula Silva e os responsáveis de
Área e de Projecto. Na USE, Manuel Matos envolve na
preparação deste documento o seu coordenador-adjunto João
Peças Lopes, a secretária Paula Castro, Rute Ferreira, e
conta ainda com colaborações esporádicas dos restantes
elementos da Unidade. Por sua vez, José Luís Santos explica
que, na UOSE, o processo começa com o coordenador-adjunto
Ireneu Dias que, com a secretária Luísa Mendonça, faz o
levantamento do nível de execução dos projectos.
“Posteriormente são contactados os vários responsáveis de
projecto”, declara o físico.
Na UESP, Luís Carneiro aponta para o envolvimento de
cerca de 10 pessoas da Unidade na elaboração do PO. De igual
modo, na UTM, José Ruela admite ser difícil indicar um
número preciso, mas aponta para um total de cerca de 10
pessoas envolvidas nesta tarefa. O professor salienta ainda
que existem vários níveis de envolvimento - desde a simples
consulta (para confirmação de dados) até à elaboração de
textos a incluir no plano de actividades.
 A
visão financeira
O trabalho da área de Controlo de Gestão começa com a
preparação dos ficheiros do orçamento e das respectivas
orientações. Segue-se o envio para os responsáveis e
consolidação de todos os documentos do Orçamento Anual do
INESC Porto, com todas as iterações. A próxima fase é a
inserção em SAP da versão aprovada em Conselho Geral, bem
como de todas as posteriores alterações.
Um vez aprovado o orçamento, é efectuado o apuramento e
análise de desvios face ao planeado, mensalmente, bem como a
elaboração de mapas e indicadores de controlo. É ainda
realizado o acompanhamento da evolução dos Proveitos de
Projectos Europeus e Nacionais, bem como das Vendas e
Prestação de Serviços ao longo do ano, para conhecimento dos
responsáveis e Direcção.
Marta Barbas, responsável por todo este processo, vê o PO
como uma fonte interna de informação para a individualização
e quantificação dos objectivos atribuídos às diferentes
Unidades, permitindo efectuar um controlo de custos e
proveitos, fornecendo informação para controlo interno e
auxiliando a tomada decisão.
 A
visão científica
O PO conta igualmente com uma indicação das actividades que
o Conselho Científico (CC) vai desenvolver no ano seguinte,
especialmente baseadas no seu papel estatutário. Por outro
lado, segundo Manuel Matos, este órgão deve dar um parecer
sobre o plano e orçamento, antes de estes serem presentes ao
Conselho Geral.
O presidente do CC aponta a limitação de tempo como
principal dificuldade relativamente à elaboração deste
parecer. “O CC deveria ter tempo para analisar o PO, reunir
e elaborar o parecer, o que nunca acontece”, admite Manuel
Matos. O professor reconhece no entanto que, “dada a
natureza dos documentos e o tipo de análise que o Conselho
faz, de acordo com as suas competências, é duvidoso que
seguir à risca esse processo trouxesse benefícios visíveis”.
Manuel Matos assume que vê esse parecer como “uma
hipótese de, em circunstâncias extraordinárias, o CC chamar
a atenção para desvios na orientação das actividades que
pusessem em risco a missão da instituição (em termos
científicos)”. “Quando tal não acontece, e nunca aconteceu
no INESC Porto, o parecer acaba por ser sucinto e fácil de
fazer”, confessa o investigador.
 As
maiores dificuldades
Questionados sobre as maiores dificuldades que encontram na
elaboração deste documento, as opiniões dos coordenadores
diferem. Para António Gaspar, o mais complicado é ter de o
fazer simultaneamente com a realização de actividades
produtivas. Luís Carneiro também aponta o tempo necessário à
sua elaboração como principal dificuldade. José Ruela lembra
que, apesar da sua aparente simplicidade, o preenchimento
dos quadros que sintetizam diversos aspectos da actividade
no Plano torna-se bastante demorado, uma vez que para além
de reunir a informação se torna necessário validá-la e
actualizá-la permanentemente.
Na opinião de Manuel Matos, o mais complicado
relativamente ao Plano é recolher informação previsional
sobre publicações e cursos. Já no que se refere ao
Orçamento, o mais difícil é avaliar a probabilidade de
sucesso de projectos ainda em discussão ou hipótese, e
encontrar receitas suficientes. José Luís Santos concorda.
“Arranjar financiamento para cobrir as despesas é asfixiante
e uma experiência que não se recomenda a ninguém; isto para
além do aspecto pedagógico de se perceber melhor as
dificuldades que empreendedores sérios têm para manter a sua
actividade a funcionar”, confessa o professor.
Relativamente à parte do Orçamento, Marta Barbas pensa
igualmente que o mais complicado são os prazos apertados.
“Os responsáveis devolvem as suas versões em cima das
reuniões de Unidades nas quais se discute o orçamento, pelo
que há que trabalhar em cima da hora, dificultando, por
vezes alguma análise mais cuidada”. Também Ana Isabel
Oliveira considera que a maior dificuldade se prende com a
recepção atempada das contribuições de cada Unidade. “Isso
implica ter menos tempo para consolidar, organizar e validar
toda a informação que é recebida, até chegar a um documento
final, que será aprovado em reunião do Conselho Geral do
INESC Porto”, revela a secretária de Direcção.
 As
mais-valias
Quanto à virtude do PO e sua utilidade para o eficaz
funcionamento do INESC Porto, todos os envolvidos estão de
acordo. José Carlos Caldeira acredita que este documento é
uma mais-valia para o INESC Porto e é claramente um elemento
diferenciador relativamente a outras instituições. O
director refere ainda que “há pessoas de outras instituições
afins, quer do universo INESC, quer de outras entidades do
Sistema Científico e Tecnológico Nacional que pedem cópias
dos nossos documentos, para utilizarem como referência na
produção dos seus relatórios”.
Na opinião de Marta Barbas, o PO pode auxiliar a
avaliação de desempenho das Unidades, embora admita que
“este é um argumento um pouco polémico e até discutível”.
Por outro lado, a economista crê que este documento é
fundamental como meio de comunicação para o exterior,
funcionando como um instrumento de credibilização externa,
na medida em que é sinal de boa organização e gestão
profissional. Para José Ruela, este é o principal
instrumento de planeamento das actividades e de definição de
linhas de orientação estratégica. “Fornece ainda indicadores
importantes que permitem caracterizar a actividade da
Unidade e aferir o seu desempenho”, recorda o coordenador.
António Gaspar e José Luís Santos consideram o PO
essencial, especialmente para servir de referência interna e
externa. Luís Carneiro confessa mesmo que não consegue
imaginar como seria possível funcionar numa instituição da
dimensão do INESC Porto sem o PO. Manuel Matos, por seu
lado, esclarece que estamos a falar de dois documentos: o
Plano, que é mais uma referência e memória futura; e o
Orçamento, que é a base da nossa actividade, dada a grande
autonomia das Unidades.
 A
análise dos desvios
Qualquer plano deve ver a sua implementação avaliada, findo
o período previsto, e o PO não é excepção à regra. Segundo
José Carlos Caldeira, a análise de desvios é normalmente
feita na elaboração do Relatório e Contas. Nesse documento,
faz-se uma análise qualitativa e quantitativa dos desvios,
entre o que foi previsto no Plano e o efectivamente
realizado durante o ano em causa.
O director do INESC Porto admite, no entanto que, “os
exercícios de previsão são sempre (mais ou menos) difíceis,
especialmente em instituições como a nossa que são (mais ou
menos) dependentes de financiamentos variáveis e, sobretudo,
incertos”.
Para finalizar, José Carlos Caldeira destaca o impacto
muito positivo que “a qualidade do PO e do Relatório e
Contas têm tido junto das entidades gestoras dos programas
de financiamento”.
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