B o l e t i m Número 45 de Novembro 2004 - Ano IV
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D E S T A Q U E

Plano e Orçamento do INESC Porto

Por detrás do p(l)ano

Todos os anos começa, no mês de Outubro, a azáfama da preparação do Plano e Orçamento do INESC Porto para o ano seguinte. Como refere José Carlos Caldeira, o director responsável pela coordenação do processo de produção do Plano, "esta é uma mais valia para o INESC Porto e é claramente um elemento diferenciador relativamente a outras instituições". Quem o diz são pessoas de outras instituições afins, quer do universo INESC, quer de outras entidades do Sistema Científico e Tecnológico Nacional. Conheça o trabalho de bastidores da preparação deste documento.

 

O Plano e Orçamento
Há, neste documento, uma forte componente relativa às actividades científicas e tecnológicas do Conselho Científico e de cada Unidade. No caso das Unidades, em cada secção faz-se uma breve descrição de cada uma delas, apresenta-se a estrutura de recursos humanos, bem como as linhas estratégicas para o ano seguinte e anos subsequentes e enunciam-se as principais actividades previstas.

O Plano e Orçamento (PO) inclui igualmente o plano de actividades de suporte, correspondentes ao Departamento de Informação e Logística (DIL) e aos Serviços. Para o DIL elabora-se uma versão simplificada do formato utilizado para as Unidades operacionais. Para os cinco Serviços do INESC Porto apresenta-se apenas uma lista de acções com a indicação dos objectivos e resultados.

Na parte final, é apresentado o orçamento global da instituição, onde se efectua uma análise económica e financeira, incluindo os proveitos, custos e resultados. Desta secção constam ainda a demonstração previsional de resultados e a evolução prevista dos Recursos Humanos do INESC Porto para o ano seguinte.

 

O tempo de preparação
Nem todos os colaboradores têm a percepção de que este documento, com pouco mais de cinquenta páginas, demora bastante tempo a ser preparado. A maior parte dos coordenadores das Unidades calculam demorar cerca de duas semanas a preparar toda a informação relativa a cada Unidade para integrar no PO. José Ruela, coordenador da UTM, especifica que a elaboração do plano é feita ao longo de vários dias (entre oito e dez) duma forma descontínua, uma vez que se torna necessário coligir, confirmar, actualizar e organizar informação diversa e dispersa.

Luís Maia Carneiro, coordenador da UESP, acrescenta que este documento reflecte muito trabalho que tem de ser feito com mais antecedência. “Contém informação sobre projectos que, por vezes, demoram mais de um ano a negociar, bem como a definição dos objectivos e opções estratégicas que devem ser fundamentados num trabalho mais profundo e participado, que demora naturalmente muito mais tempo”, explica o engenheiro.

Já o coordenador da Unidade de Optoelectrónica e Sistemas Electrónicos (UOSE), José Luís Santos, acredita que, a partir do início de Outubro, “este assunto já não sai da cabeça dos Coordenadores da Unidade”. Marta Barbas, responsável da área de Controlo de Gestão no INESC Porto, corrobora esta opinião. “Habitualmente a primeira versão do orçamento é solicitada aos responsáveis em Outubro para que, após todas as sucessivas iterações, esteja pronta para ser aprovada na reunião do conselho geral de Dezembro. O processo inicia-se com o envio aos responsáveis dos ficheiros de elaboração do orçamento”, esclarece a economista.

 

As pessoas envolvidas
O processo de elaboração deste documento envolve várias pessoas: o director que coordena a produção do Plano, José Carlos Caldeira, e respectiva secretária, Ana Isabel Oliveira; Marta Barbas (responsável pela elaboração do Orçamento) e Vanda Ferreira da área de Controlo de Gestão; sem esquecer todos os coordenadores e adjuntos das Unidades de I&D. Finalmente, toda a Direcção participa na validação da versão final do PO, ao que se segue a respectiva discussão e aprovação pelo Conselho Geral, envolvendo os representantes dos associados da instituição. Mas a lista não acaba aqui.

Na USIC, António Gaspar conta com o apoio de seis pessoas: a secretária Ana Paula Silva e os responsáveis de Área e de Projecto. Na USE, Manuel Matos envolve na preparação deste documento o seu coordenador-adjunto João Peças Lopes, a secretária Paula Castro, Rute Ferreira, e conta ainda com colaborações esporádicas dos restantes elementos da Unidade. Por sua vez, José Luís Santos explica que, na UOSE, o processo começa com o coordenador-adjunto Ireneu Dias que, com a secretária Luísa Mendonça, faz o levantamento do nível de execução dos projectos. “Posteriormente são contactados os vários responsáveis de projecto”, declara o físico.

Na UESP, Luís Carneiro aponta para o envolvimento de cerca de 10 pessoas da Unidade na elaboração do PO. De igual modo, na UTM, José Ruela admite ser difícil indicar um número preciso, mas aponta para um total de cerca de 10 pessoas envolvidas nesta tarefa. O professor salienta ainda que existem vários níveis de envolvimento - desde a simples consulta (para confirmação de dados) até à elaboração de textos a incluir no plano de actividades.

 

A visão financeira
O trabalho da área de Controlo de Gestão começa com a preparação dos ficheiros do orçamento e das respectivas orientações. Segue-se o envio para os responsáveis e consolidação de todos os documentos do Orçamento Anual do INESC Porto, com todas as iterações. A próxima fase é a inserção em SAP da versão aprovada em Conselho Geral, bem como de todas as posteriores alterações.

Um vez aprovado o orçamento, é efectuado o apuramento e análise de desvios face ao planeado, mensalmente, bem como a elaboração de mapas e indicadores de controlo. É ainda realizado o acompanhamento da evolução dos Proveitos de Projectos Europeus e Nacionais, bem como das Vendas e Prestação de Serviços ao longo do ano, para conhecimento dos responsáveis e Direcção.

Marta Barbas, responsável por todo este processo, vê o PO como uma fonte interna de informação para a individualização e quantificação dos objectivos atribuídos às diferentes Unidades, permitindo efectuar um controlo de custos e proveitos, fornecendo informação para controlo interno e auxiliando a tomada decisão.

 

A visão científica
O PO conta igualmente com uma indicação das actividades que o Conselho Científico (CC) vai desenvolver no ano seguinte, especialmente baseadas no seu papel estatutário. Por outro lado, segundo Manuel Matos, este órgão deve dar um parecer sobre o plano e orçamento, antes de estes serem presentes ao Conselho Geral.

O presidente do CC aponta a limitação de tempo como principal dificuldade relativamente à elaboração deste parecer. “O CC deveria ter tempo para analisar o PO, reunir e elaborar o parecer, o que nunca acontece”, admite Manuel Matos. O professor reconhece no entanto que, “dada a natureza dos documentos e o tipo de análise que o Conselho faz, de acordo com as suas competências, é duvidoso que seguir à risca esse processo trouxesse benefícios visíveis”.

Manuel Matos assume que vê esse parecer como “uma hipótese de, em circunstâncias extraordinárias, o CC chamar a atenção para desvios na orientação das actividades que pusessem em risco a missão da instituição (em termos científicos)”. “Quando tal não acontece, e nunca aconteceu no INESC Porto, o parecer acaba por ser sucinto e fácil de fazer”, confessa o investigador.

 

As maiores dificuldades
Questionados sobre as maiores dificuldades que encontram na elaboração deste documento, as opiniões dos coordenadores diferem. Para António Gaspar, o mais complicado é ter de o fazer simultaneamente com a realização de actividades produtivas. Luís Carneiro também aponta o tempo necessário à sua elaboração como principal dificuldade. José Ruela lembra que, apesar da sua aparente simplicidade, o preenchimento dos quadros que sintetizam diversos aspectos da actividade no Plano torna-se bastante demorado, uma vez que para além de reunir a informação se torna necessário validá-la e actualizá-la permanentemente.

Na opinião de Manuel Matos, o mais complicado relativamente ao Plano é recolher informação previsional sobre publicações e cursos. Já no que se refere ao Orçamento, o mais difícil é avaliar a probabilidade de sucesso de projectos ainda em discussão ou hipótese, e encontrar receitas suficientes. José Luís Santos concorda. “Arranjar financiamento para cobrir as despesas é asfixiante e uma experiência que não se recomenda a ninguém; isto para além do aspecto pedagógico de se perceber melhor as dificuldades que empreendedores sérios têm para manter a sua actividade a funcionar”, confessa o professor.

Relativamente à parte do Orçamento, Marta Barbas pensa igualmente que o mais complicado são os prazos apertados. “Os responsáveis devolvem as suas versões em cima das reuniões de Unidades nas quais se discute o orçamento, pelo que há que trabalhar em cima da hora, dificultando, por vezes alguma análise mais cuidada”. Também Ana Isabel Oliveira considera que a maior dificuldade se prende com a recepção atempada das contribuições de cada Unidade. “Isso implica ter menos tempo para consolidar, organizar e validar toda a informação que é recebida, até chegar a um documento final, que será aprovado em reunião do Conselho Geral do INESC Porto”, revela a secretária de Direcção.

 

As mais-valias
Quanto à virtude do PO e sua utilidade para o eficaz funcionamento do INESC Porto, todos os envolvidos estão de acordo. José Carlos Caldeira acredita que este documento é uma mais-valia para o INESC Porto e é claramente um elemento diferenciador relativamente a outras instituições. O director refere ainda que “há pessoas de outras instituições afins, quer do universo INESC, quer de outras entidades do Sistema Científico e Tecnológico Nacional que pedem cópias dos nossos documentos, para utilizarem como referência na produção dos seus relatórios”.

Na opinião de Marta Barbas, o PO pode auxiliar a avaliação de desempenho das Unidades, embora admita que “este é um argumento um pouco polémico e até discutível”. Por outro lado, a economista crê que este documento é fundamental como meio de comunicação para o exterior, funcionando como um instrumento de credibilização externa, na medida em que é sinal de boa organização e gestão profissional. Para José Ruela, este é o principal instrumento de planeamento das actividades e de definição de linhas de orientação estratégica. “Fornece ainda indicadores importantes que permitem caracterizar a actividade da Unidade e aferir o seu desempenho”, recorda o coordenador.

António Gaspar e José Luís Santos consideram o PO essencial, especialmente para servir de referência interna e externa. Luís Carneiro confessa mesmo que não consegue imaginar como seria possível funcionar numa instituição da dimensão do INESC Porto sem o PO. Manuel Matos, por seu lado, esclarece que estamos a falar de dois documentos: o Plano, que é mais uma referência e memória futura; e o Orçamento, que é a base da nossa actividade, dada a grande autonomia das Unidades.

 

A análise dos desvios
Qualquer plano deve ver a sua implementação avaliada, findo o período previsto, e o PO não é excepção à regra. Segundo José Carlos Caldeira, a análise de desvios é normalmente feita na elaboração do Relatório e Contas. Nesse documento, faz-se uma análise qualitativa e quantitativa dos desvios, entre o que foi previsto no Plano e o efectivamente realizado durante o ano em causa.

O director do INESC Porto admite, no entanto que, “os exercícios de previsão são sempre (mais ou menos) difíceis, especialmente em instituições como a nossa que são (mais ou menos) dependentes de financiamentos variáveis e, sobretudo, incertos”.

Para finalizar, José Carlos Caldeira destaca o impacto muito positivo que “a qualidade do PO e do Relatório e Contas têm tido junto das entidades gestoras dos programas de financiamento”.



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