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No âmbito do projecto Pêndulo, nove colaboradores do INESC
Porto participaram numa experiência de Teletrabalho. O
aumento da produtividade em tarefas que exigem maior
concentração, a diminuição do stress das viagens e a maior
conciliação com a vida familiar são apenas algumas das
vantagens. Todos os teletrabalhadores envolvidos são
unânimes em fazer um balanço muito positivo desta
experiência.
O enquadramento do projecto
Como tem vindo a ser noticiado no BIP, o INESC Porto,
através da Unidade de Sistemas de Informação e Comunicação (USIC),
é um dos parceiros do projecto Pêndulo, co-financiado pela
Iniciativa Comunitária EQUAL. O grande objectivo deste
projecto é promover a igualdade de oportunidades entre
Homens e Mulheres através de iniciativas que visam a
conciliação da vida familiar e profissional, contribuindo
para a qualidade de vida dos cidadãos trabalhadores.
Segundo Paulo Monteiro, coordenador deste projecto, uma
dessas iniciativas é implementar nas organizações
empregadoras novas formas de organização do trabalho,
nomeadamente o teletrabalho. O INESC Porto participou na
elaboração de uma metodologia de implementação de
teletrabalho nas instituições e empresas, bem como na sua
implementação através de uma experiência real de
Teletrabalho. “Neste momento, o projecto Pêndulo está na sua
fase final, terminando a fase de experimentação da
metodologia criada para a implementação de teletrabalho nas
instituições e empresas”, esclarece.
 A
adesão positiva
A Direcção do INESC Porto reagiu bem à realização da
experiência e foi entusiasta desde o início. De acordo com
Mário Jorge Leitão, director do INESC Porto, a instituição
opera de forma muito distribuída, com múltiplas localizações
dos seus colaboradores. Assim, o conceito de Teletrabalho,
embora muitas vezes associado à ideia de trabalho a partir
do domicílio, que é igualmente importante e está na base da
candidatura, acaba por ser aplicável a todas as situações de
grupos geograficamente distribuídos, como ocorre
frequentemente no caso do INESC Porto.
Por outro lado, o INESC Porto desenvolve trabalhos de
consultoria tecnológica e organizacional em que o
Teletrabalho pode estar incluído. “Seria assim essencial
trabalhar as soluções tecnológicas que viabilizam este novo
modo de operação, tirando daí as ilações adequadas de modo a
constituir internamente um "saber fazer" apoiado em
experiência própria”, admite o director. Na Reunião de
Unidades foi decido que os responsáveis das Unidades
proporiam alguns colaboradores cujo perfil se enquadrasse
para a experiência de Teletrabalho. Foram consultadas as
Unidades e Serviços e três responderam positivamente.
 A
importância da informática
Toda esta experiência de Teletrabalho tem por base a
utilização de instrumentos informáticos. O ambiente de
Teletrabalho apoia-se essencialmente no e-mail, suportado
pelo servidor Exchange, na VPN, mas também no Microsoft
Messenger.
O coordenador da USIC considera esta última ferramenta
tão útil que a utiliza durante as Reuniões de Unidades para
interagir com a Secretária e com todos os colaboradores da
Unidade, mesmos com os "remotos" (FEUP, ISEP e
teletrabalhadores). O Messenger é também usado por colegas
ausentes em reuniões de projectos europeus, permitindo
trocar impressões durante o decorrer da reunião, diminuindo
o impacto da ausência.
 Os
benefícios do Teletrabalho
Quanto aos benefícios do Teletrabalho, Paulo Monteiro não
hesita em nomeá-los: maior motivação, maior produtividade em
tarefas que exigem maior concentração, diminuição do stress
das viagens de e para o local de trabalho, e maior
conciliação com a vida familiar.
Também António Gaspar acredita nos benefícios do
Teletrabalho, “desde que seja usado criteriosamente e com
flexibilidade”. O coordenador, que participou nesta
experiência, aproveita para dar um exemplo da vantagem deste
tipo de trabalho. “Hoje ia para o INESC Porto e, ao entrar
no acesso à Ponte do Freixo (moro em Gaia), deparei com uma
fila enorme totalmente parada (segundo a rádio, chegava aos
Carvalhos). Tentei a Ponte do Infante e, a algumas centenas
de metros, encontrei nova fila. Como não tinha nenhuma
reunião marcada, voltei para casa e em menos de 10 minutos
estava online a trabalhar”.
 As
dificuldades desta experiência
Apesar ser um entusiasta do Teletrabalho, o coordenador da
USIC admite que nem tudo foi fácil nesta experiência.
António Gaspar ficou surpreendido com alguns problemas
técnicos que surgiram, uma vez que contava com o perfil
técnico do INESC Porto para os minimizar. “A VPN demorou
algum tempo a afinar, o que limitou o acesso a várias
aplicações, como o SAP. No entanto, agora tudo funciona,
combinando acessos via Modem de Cabo, ADSL e Satélite”,
esclarece o engenheiro.
O coordenador do projecto aponta ainda o isolamento em
excesso e a tendência para trabalhar demasiadas horas como
desvantagens possíveis no Teletrabalho. “É também difícil
criar o melhor ambiente técnico para que as pessoas possam
sentir pouca diferença pelo facto de estarem a trabalhar
remotamente”, admite. Paulo Monteiro sustenta ainda que é
necessária uma grande colaboração dos serviços técnicos de
apoio. Por outro lado, a banda larga ainda é "pouco larga",
e cada pessoa precisa de configurações técnicas
personalizadas.
 Os
resultados promissores
Esta experiência de Teletrabalho terminará no final do mês
de Dezembro, estando os seus resultados a ser avaliados
nesta altura. O balanço é portanto muito positivo. “A
produtividade, no mínimo, não foi prejudicada e houve ganhos
importantes ao nível da qualidade de vida dos diversos
participantes da Unidade”, garante o coordenador da USIC.
A adopção de novas ferramentas para apoio ao trabalho
distribuído aumentou a operacionalidade da USIC. Foi
necessário criar um ambiente virtual que integrasse não só
os teletrabalhadores, mas também os restantes colaboradores.
Desta forma, evitou-se a criação de uma barreira entre
ambos, sendo transparente, para grande parte das
actividades, se a pessoa está presente ou não. “Este é um
resultado inesperado, que deverá conduzir a ganhos de
produtividade no futuro”, prevê António Gaspar.
 A
aplicação ao INESC Porto
O coordenador da USIC lamenta não ter havido, nesta
experiência, uma maior participação de outras Unidades e
Serviços, mas acredita que esta nova infra-estrutura,
entretanto testada, poderá vir a ser mais uma ferramenta na
gestão dos recursos do INESC Porto. Nesse sentido, António
Gaspar considera que a Direcção devia analisar atentamente
os resultados da avaliação conduzida por peritos externos e
trocar impressões com as outras Unidades e Serviços
envolvidos.
 Paulo
Monteiro concorda com esta ideia. “Neste momento há todas as
condições para que o INESC Porto possa adoptar este regime
de trabalho”, defende, recordando a título de exemplo, que
no âmbito do projecto foi adquirido um servidor de VPN de
grande capacidade, que permite aceder aos recursos
informáticos internos do INESC Porto de forma segura. Por
outro lado, o coordenador do Pêndulo admite que nem todas as
funções se proporcionam para o teletrabalho e que, por isso,
cada caso deverá ser estudado individualmente.
 O
futuro em aberto
A parte mais positiva do Teletrabalho é a motivação extra
que as pessoas ganham pela sua melhoria de qualidade de
vida, o que também é positivo para a instituição pela
produtividade acrescida. Por este motivo, Paulo Monteiro
recomenda que o INESC Porto pense na adopção deste regime de
trabalho em tempo parcial e voluntário, nas funções que a
isso se prestassem.
Por seu lado, António Gaspar planeia rentabilizar a
experiência obtida em actividades futuras de prestação de
serviços, pois acredita que o Teletrabalho será cada vez
mais usado pelas empresas, para colaboradores a tempo
inteiro ou a tempo parcial, particularmente tendo em conta a
tendência para a subida dos custos de combustível. “Esta
poderá ser mais uma ferramenta para aumentar a
competitividade das nossas empresas”, defende.
As opiniões dos teletrabalhadores
Vanda Ferreira (DIL) -
Globalmente faço um balanço bastante positivo da
experiência. Serviu para demonstrar que através de
novas formas de organização do trabalho, e com recurso
às novas tecnologias de informação, é possível
conciliar da melhor forma aspectos da vida familiar
com a profissional, tornando-se assim uma alternativa
perfeitamente viável à organização comum de trabalho.
Um aspecto negativo, mas que poderia ser
melhorado, são as condições técnicas do Teletrabalho,
que em determinados aspectos eram inferiores às
condições na instituição. Refiro-me à velocidade de
processamento e transmissão de dados. No entanto,
gostaria de salientar que o facto desta ser uma
experiência em apenas 1/5 dos dias de trabalho poderá
conduzir a diferentes conclusões.
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Hugo
Ferreira (UESP) - Durante este curto período,
tenho tido a oportunidade e o privilégio de poder
comparar e reflectir sobre o trabalho que tenho vindo
a desenvolver, tanto em open space no INESC Porto,
como no sossego do meu lar. Constato que, de facto, o
ambiente em que muitos de nós desenvolvemos as nossas
actividades é essencial para um bom desempenho.
O Teletrabalho exige, no entanto, algum cuidado
no que diz respeito à preparação e organização de
tarefas. Neste campo tenho tido um balanço positivo.
Esta experiência tem-me ensinado a identificar e
organizar as tarefas relativamente à sua prioridade,
risco de sucesso e tempo de execução, para conseguir
assim um melhor desempenho. No entanto, sinto que
ainda tenho muito que aprender e que o INESC Porto
poderia ter dado um maior contributo através de
formação adequada.
No campo pessoal também tenho tido vantagens.
Tal como muitos outros colegas, faço longas viagens
para casa. Esta pequena redução de 20% de viagens
tem-me proporcionado significativamente mais tempo,
que tem sido aproveitado para o trabalho e para a
família. Só o simples facto de reduzir o desgaste
inerente a estas viagens permite-nos desempenhar as
nossa tarefas de melhor forma.
Cada um dos teletrabalhadores no INESC Porto
tinha os seus próprios objectivos para participar
neste projecto. Todos desempenharam variadas tarefas e
tiveram diferentes expectativas relativas a esta
experiência. Penso no entanto que, tal como eu,
independentemente de usufruírem mais ou menos desta
passagem, o saldo é positivo. Tanto nós como o INESC
Porto enriquecemos com este novo conhecimento.
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José
Correia (USIC) - A experiência correspondeu ao
que eu esperava, ou seja, demonstrou que é possível
continuar a desenvolver um trabalho de qualidade,
inclusivamente aumentando a produtividade (não ser
interrompido pelo telefone, ou por quem bate à porta,
quando se está a fazer um trabalho que exige
concentração é uma mais-valia) e, paralelamente,
melhorar a qualidade de vida das pessoas (não perder
tempo e a paciência no trânsito do Porto é óptimo).
Por isso, foi uma experiência motivante, que gostaria
de repetir.
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Ricardo
Henriques (USIC) - O balanço da experiência de
teletrabalho é francamente positivo. A nível pessoal,
saliento a melhoria da gestão e conciliação da vida
pessoal e profissional. Este é talvez o aspecto mais
gratificante do Teletrabalho, o que se reflecte em
termos de produtividade.
Notei incrementos na produtividade relativa
(produção/hora), absoluta e no número de horas
dedicadas. Contrariamente ao que eu próprio pensava, o
número de horas aumenta em Teletrabalho,
principalmente por troca do tempo gasto em viagens.
A infra-estrutura funcional de apoio veio
minimizar as dificuldades inerentes ao trabalho
remoto, nomeadamente por poder aceder em tempo real
aos mesmos recursos que disponho quando trabalho no
próprio INESC Porto.
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Rui Barros (USIC) - Foi muito
interessante, pois permitiu comprovar as expectativas
iniciais, bem como demonstrar que não se trata de uma
utopia e que já é possível adoptar este método de
trabalho, sem prejuízo na rentabilidade.
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Informações mais detalhadas poderão ser obtidas no site
do projecto em
http://www.pendulo.org
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