Organização de eventos: a visão de uma “caloira”

Por Lídia Vilas Boas *

Confesso que fiquei um pouco admirada quando me convidaram para escrever um artigo sobre a Conferência BASYS’2008, já que de todas as Secretárias, eu sou a que menos experiência tem na organização deste tipo de eventos. Como será do conhecimento de muitos, a maior parte do tempo que colaborei com a Instituição foi no Departamento de Informação e Logística (DIL) - os Serviços que suportam o trabalho das Unidades - e aí não era usual organizarem-se eventos, logo nunca tinha tido a oportunidade de participar num trabalho deste tipo. Percebi depois que o que queriam era exactamente isso: a opinião de uma “caloira”. :)

Não será novidade para muitos que a realização de uma Conferência envolve uma imensa logística material e humana e exige de todos os intervenientes associados alguma (senão muita) dedicação, empenho e muito espírito de sacrifício. Da minha parte, além de tudo isto, havia ainda a pressão e preocupação para que nada falhasse por responsabilidade ou falha directa minha, já que isso significaria uma responsabilidade indirecta do responsável directo pela Conferência, Prof. Américo Azevedo, que neste caso em concreto, se excedeu em contactos, iniciativas e empenho e não merecia uma decepção do género.

Uma das conclusões mais importantes que tirei deste trabalho foi que a formação que tive na área não ajudou nada, ou seja, não ouvi nenhuma das necessidades práticas que senti serem sequer mencionadas em acções de formação. Isto poderá também ser sinal de que ando a frequentar as acções erradas… Para mim, uma conversa de 20 minutos (mais coisa menos coisa) com a Paula Castro (Secretária da USE) foi suficiente para perceber uma série de pormenores, desde situações que parecem (à primeira vista) irrelevantes até prever situações mais delicadas e inesperadas.

A minha formação académica nunca abordou o tema e actualmente penso até em “sessões de formação internas” em que fossem explorados temas em cada uma de nós (refiro-me à equipa de Secretárias) seja mais experiente, em função da área de trabalho da Unidade, do seu próprio interesse pessoal, entre outros aspectos, já que são essas experiências práticas, que na hora da verdade ajudam.

Apesar de ser “caloira”, e não tendo havido nenhuma reclamação, parece-me que tudo correu bem e desde já gostaria de aproveitar esta oportunidade para agradecer a alguns colegas: ao Mark Macedo, pelo seu apoio incondicional, à Joana Ferreira, à Vânia Reis e à Marta Oliveira que nos dias imediatamente anteriores me ajudaram nos preparativos e, finalmente, à Ana Paula Castro que se dispôs, inclusivamente, a estar presente comigo na manhã do primeiro dia, na recepção aos participantes.

Considero que esta experiência foi enriquecedora para mim pois sinto que cresci e me valorizei profissionalmente e como pessoa. Também emagreci, mas as férias certamente ajudarão a recuperar os quilos perdidos :)

* Secretária da Unidade de Engenharia de Sistemas de Produção (UESP) e Coordenadora do Secretariado no INESC Porto