Dá-lhe jeito receber o ordenado no fim do mês? A sua Unidade precisa de ajuda para se candidatar a um projecto? Necessita de apoio jurídico? Precisa de comprar material informático? Queria estagiários para desenvolver um projecto? Gostava de receber reembolso de despesas médicas? Quer levantar os seus vales de refeição? A resposta para todas estas questões está no DIL - Departamento de Informação e Logística. O BIP foi conhecer melhor este departamento e tentar descobrir como os colaboradores vêem o DIL e como o DIL se vê a si próprio.

 

 

O que faz o DIL
Graça Barbosa chefia há sete anos o Departamento de Informação e Logística do INESC Porto. Contando com o trabalho diário de 18 colaboradores, o DIL acumula as funções de: contabilidade, tesouraria, compras e facturação; gestão financeira; gestão de imobilizado; gestão administrativa e jurídica de recursos humanos; informação de gestão, planeamento e controlo orçamental; gestão de projectos de I&D nacionais e europeus; apoio jurídico; apoio logístico e gestão de seguros.

Será que os colaboradores sabem o que faz o DIL? O BIP decidiu perguntar a uma amostra aleatória (mas representativa das Unidades, Departamentos e Serviços) de colaboradores mas, para confundir, entre as opções oferecidas, encontravam-se funções do Departamento de Comunicações e Informática, Serviço de Comunicação, Serviço de Gestão de Edifícios e Conselho Científico. Sim, tal como esperávamos, houve quem escolhesse estas funções!

Quem conhece o DIL
Todos os inquiridos reconhecem a importância da actividade do DIL. O trabalho desenvolvido pelo Departamento é classificado por 70% dos inquiridos como "muito importante", enquanto os restantes 30% o consideram "importante".

Entre as opções oferecidas para escolha, as funções de apoio jurídico e o apoio logístico foram unanimemente reconhecidas como funções do DIL. Seguiram-se as funções de contabilidade, tesouraria, compras e facturação; gestão administrativa e jurídica de recursos humanos; informação de gestão, planeamento e controlo orçamental, escolhidas por 92% dos inquiridos.

A função de gestão de seguros foi reconhecida por 84% dos inquiridos, enquanto 77 % assinalaram as funções de gestão de imobilizado, gestão financeira e gestão de projectos de I&D nacionais e europeus.

Last but not least, a função de promoção e dinamização do conhecimento, imagem e prestígio da instituição (Serviço de Comunicação) foi escolhida por 23% dos inquiridos. Ainda 15% assinalaram a função de apoio à manutenção e gestão de edifícios (Serviço de Gestão de Edifícios) e 7% protocolos de comunicações de dados (DCI) como sendo funções do DIL.

Longe de pretender ser um estudo estatístico preciso, esta auscultação de opiniões mostra apenas que muitos colaboradores pensam que o DIL tem menos funções do que as que realmente tem, enquanto outros lhe atribuem funções de outros Departamentos e Serviços. Segue-se então a apresentação de todas as funções do DIL (ver organigrama).

Contabilidade, tesouraria, compras e facturação
Com a responsabilidade de Paula Faria, esta é uma das funções mais visíveis do DIL. A contabilidade e a tesouraria são asseguradas por Eunice Ferreira, Miguel Nunes e Leonel Cardoso (caixa). No sector das compras trabalham Leonel Cardoso e Eunice Ferreira (importações). Miguel Nunes assegura o lançamento contabilístico de todas as operações ocorridas no INESC Porto.

A facturação é assegurada por Eunice Ferreira (emissão) e Vanda Ferreira (validação da facturação no âmbito de contratos bilaterais). Dentro desta área, há que destacar ainda a importante função de cobrança de créditos, assegurada pelo Jorge Santos.

Gestão Financeira
Paula Faria e Eunice Ferreira asseguram uma função de grande importância para a instituição: a gestão financeira. Na prática, trata-se de efectuar a gestão dos recebimentos e pagamentos da actividade do INESC Porto e planear as necessidades de financiamento, estabelecer relação com as instituições financeiras por forma a assegurar os financiamentos necessários e rentabilizar os recursos disponíveis.

Gestão de Imobilizado
Sob a orientação de Paula Faria, Jorge Santos toma a seu cargo a inventariação do património do INESC Porto, bem como o seu adequado tratamento contabilístico.

Gestão administrativa e jurídica de recursos humanos
A equipa de gestão de recursos humanos é liderada por Regina Faria que, com Margarida Gonçalves e José Carlos Dores, e com o apoio jurídico de Graça Barbosa, trata da gestão de todos os processos administrativos de recursos humanos, desde o recrutamento à cessação da relação com o INESC Porto, assegurando o cumprimento das obrigações legais e o processamento de remunerações.

É ainda da responsabilidade desta área a coordenação dos processos de avaliação de desempenho, bem como a gestão dos protocolos de cedência de meios humanos com as Instituições de Ensino Superior a que estão vinculados os docentes. A mesma equipa garante a manutenção de uma base de dados de todos os colaboradores do INESC Porto; o fornecimento de informações e indicadores de recursos humanos; a verificação do cabimento orçamental das despesas com pessoal; e a articulação com entidades externas que prestam serviços ao INESC Porto nesta área.

Informação de gestão, planeamento e controlo orçamental
Marta Barbas (responsável) e Vanda Ferreira ocupam-se da análise e tratamento da informação contabilística com vista ao fornecimento de indicadores orientadores da gestão da instituição.

É também da sua responsabilidade a preparação, apoio à elaboração e consolidação dos planos orçamentais das várias unidades organizativas e acompanhamento da sua execução real. Efectuam ainda (Cidália Lima) a verificação do cabimento orçamental das despesas em certas rubricas controladas (investimento e viagens), bem como a sua elegibilidade no âmbito de projectos financiados.

Gestão de projectos de I&D nacionais e europeus
Sob a orientação de Marta Barbas, é executada a gestão administrativa e financeira de projectos financiados por entidades externas, desde a fase da candidatura até à fase de apresentação de contas e acompanhamento de auditorias externas.

Bárbara Maia ocupa-se dos projectos europeus e alguns projectos nacionais (nomeadamente os projectos POE), enquanto os projectos nacionais ficam a cargo de Cidália Lima. A gestão da base de dados dos contratos bilaterais e o controlo da execução financeira dos mesmos é assegurada por Vanda Ferreira.

Apoio jurídico
Graça Barbosa é responsável por todo o apoio jurídico necessário ao funcionamento da instituição, em termos de informação, aconselhamento, prevenção e resolução de problemas, verificação da conformidade estatutária e legal de actos e contratos, manutenção e actualização da documentação institucional. Esta função inclui ainda o apoio ao funcionamento dos órgãos associativos, particularmente a Direcção e o Conselho Geral.

Apoio logístico
António Ribeiro, Alberto Barbosa, Orlando Henriques asseguram o apoio logístico à instituição, executando designadamente os serviços de reprografia, correio interno, serviços externos e apoio logístico geral.

Gestão de seguros
No que diz respeito a seguros, o DIL trata apenas dos seguros relacionados com as pessoas, sendo Regina Faria a responsável pela função. José Carlos Dores trata dos seguros de acidentes de trabalho, acidentes pessoais e de saúde, cabendo a Jorge Santos os seguros de viagem.

Secretariado e coordenação do secretariado
Lídia Vilas Boas é a secretária do departamento. Ocupa-se das divulgações da informação institucional, dá apoio de secretariado a todas as pessoas do DIL, organiza a agenda das Reuniões das Unidades e encaminha todos os assuntos aí tratados para a Direcção.

Criada durante o ano de 2002, a função de coordenação do secretariado reporta hierarquicamente à responsável do DIL e é desempenhada a tempo parcial (25%) por Sónia Pinto, que mantém as suas anteriores funções de secretária da UESP.

Sónia Pinto coordena o secretariado das Unidades, Serviços e Departamentos por forma a garantir a coerência nos procedimentos típicos dessa função, bem como assegurar a homogeneidade e controlar o cumprimento de normas e procedimentos internos.

O DIL visto pela responsável
Feita a apresentação do Departamento, há que reflectir sobre o seu actual desempenho. O BIP procurou saber o que pensa a responsável do DIL sobre a actividade desenvolvida e encontrou optimismo. "A situação é satisfatória no sentido de que o DIL cumpre bem as funções que lhe são confiadas", considera a assessora jurídica.

Sem facilitismos, Graça Barbosa afirma que existe sempre a "preocupação em evoluir, quer em termos de novos e mais eficientes métodos de trabalho, quer em termos de novas funções cuja necessidade se venha a fazer sentir".

A responsável acredita que existe no DIL potencial humano de evolução, embora pense que a capacidade de inovação das pessoas é variável, assim como a vontade de mudar. Ainda se fazem muitas coisas "porque sempre se fez assim", explica.

"A minha opinião, que tenho tentado passar para os meus colaboradores, é que cada pessoa deve questionar permanentemente a forma como faz as suas tarefas e pensar em formas mais eficientes de atingir os mesmos ou melhores resultados", reflecte Graça Barbosa.

O DIL visto pela equipa
O BIP recolheu a opinião da maioria dos colaboradores integrados no DIL (incluindo a da sua responsável) e verificou que existem duas visões distintas sobre o reconhecimento do trabalho do Departamento no INESC Porto. Enquanto 57% dos inquiridos consideram que a população INESC Porto reconhece usualmente a importância do trabalho desenvolvido pelo DIL, os restantes 43% têm opinião contrária.

Quando colocámos a questão de outra forma: "Sente que as Unidades, Departamentos e Serviços apreciam o trabalho do DIL?", verificámos que o Não venceu o Sim por 64% contra 36%. Talvez a especificidade das funções de cada inquirido (na medida em que têm que lidar mais ou menos com as Unidades, Departamentos e Serviços) justifique a discrepância de opiniões.

Analisando a estrutura organizacional do INESC Porto, na opinião dos inquiridos, são as Unidades que apreciam mais o trabalho desenvolvido pelo DIL. Seguem-se a Direcção, os Serviços e o DCI (por esta ordem).

O que pode ser melhorado
Na constante busca pela excelência que caracteriza o INESC Porto, quisemos saber o que pode ser feito para melhorar o desempenho do DIL. A seguir encontra-se uma selecção de respostas de colaboradores intra e extra DIL.

Na sua opinião, como poderia o funcionamento do DIL melhorar?

DIL - "Ao nível interno, organizando reuniões gerais mais frequentes (mea culpa!), por forma a obter uma melhor articulação das várias áreas, fomentar a coesão interna e aproveitar melhor o potencial de cada pessoa. No que respeita à relação com as restantes unidades organizativas, acho que temos de divulgar de uma forma mais eficaz as funções do DIL e as vantagens de recorrer ao seu apoio. É objectivo do DIL para 2003 estruturar melhor a nossa presença na Intranet, não só em termos da informação disponibilizada, mas também da identificação de todas as pessoas e das suas funções. " DIL - "Esta pergunta é um tanto ao quanto pertinente, e eu faço outra. Alguém disse que o DIL não funciona bem?" DIL - "Julgo que o funcionamento poderia ser melhorado, se por vezes houvesse maior interesse/respeito pelas regras institucionais instituídas, de forma a que não fossemos nós muitas vezes culpabilizados por determinadas situações. Independentemente disso, não me parece que funcionemos nada mal, antes pelo contrário." DIL - "O DIL poderia melhorar, se os intervenientes, no processo de gestão de recursos humanos, soubessem valorizar duma forma equidistante, justa e imparcial, todos os seus elementos." DIL - "Talvez tendo mais feedback por parte dos utilizadores dos seus serviços por forma a corrigir eventuais falhas, no fundo melhorando a comunicação interna." DIL - "Mais interacção entre as diferentes áreas por forma a melhorar a coordenação, aproveitar sinergias e eliminar ineficiências." DIL - "Talvez funcionasse melhor com mais "mimos" da Direcção!!!" DIL - "Maior articulação com Unidades/Departamentos/Serviços. Menor burocracia e maior abertura a processos de inovação." Ana Paula Silva (USIC) - "Melhor interacção com as Unidades". Luís Lima (UESP) - "Não tenho muito a apontar, talvez reorganizar o centro de documentação na Intranet que está um pouco confuso na minha opinião..." João Neves (DCI) - "Parece-me que poderiam melhorar o desempenho simplificando os processos, se legalmente possível, passando, por exemplo, o circuito dos documentos em papel para um equivalente electrónico". Renata Rodrigues (UTM) - "A minha opinião, como secretária (A Carla está aqui à minha beira portanto a resposta é conjunta), o funcionamento do DIL é globalmente positivo, assegurando bem o funcionamento da instituição e a resolução dos problemas que surgem diariamente". Rui Barros (USIC) - "Diminuindo a carga burocrática dos processos e percebendo que a restante actividade (I&D) também é importante no INESC Porto. Nem só de números vive a instituição. Acho fundamental que todo o INESC Porto perceba a importância do DIL, mas reforço a ideia que o DIL também tem que perceber que a restante actividade é fundamental e que por vezes necessita de respostas rápidas e eficazes" Pedro Ribeiro (UESP) - "Criando um sistema de pesquisa de documentação na nossa Intranet, em que os documentos estivessem catalogados". Jorge Pereira (USE) - "Deverá ser feita a actualização regular ou a introdução de alguns conteúdos na Intranet. Algumas das páginas da Intranet aparecem vazias, contendo apenas a indicação "Página mantida por DIL". Incluir na Intranet os formulários de introdução de informação que irá alimentar algumas das páginas que aparecem sem informação (parceiros, participações em conferências, ...)". António Carlos Sá (DCI) - "Melhor divisão das tarefas entre os seus colaboradores".

Em busca de maior eficiência
Considerando que o DIL tem um papel fundamental de centralização de informação e de memória institucional, Graça Barbosa está convicta de que a participação das responsáveis do DIL nas reuniões de Unidades as coloca numa posição privilegiada de acesso à informação. A responsável acredita, no entanto, que para poderem manter e reforçar esse papel, é necessário que a Direcção e as Unidades lhes facultem toda a informação relevante. "Muitas vezes a nossa resposta não é completamente correcta por não dispormos de todos os dados necessários", realça Graça Barbosa.

A responsável crê que o DIL tem conquistado progressivamente a confiança da Direcção e dos responsáveis das Unidades. "Já não interpretam os nossos insistentes pedidos de informação como uma obsessão de tudo controlar, mas sim como a única forma de sermos capazes de proporcionar a todos uma informação completa", reflecte.

Já no que respeita à generalidade dos colaboradores, Graça Barbosa pensa que ainda há muitas reticências em recorrer ao apoio do DIL, talvez resultante do desconhecimento acerca do seu papel na instituição.

Os recursos do DIL
Questionada sobre os meios humanos que o DIL possui, a responsável julga que a principal questão não é a quantidade, mas a adequação do perfil às necessidades funcionais actuais e futuras. "Para as tarefas actuais, penso que as pessoas são suficientes, mas para assumir novas responsabilidades e outro tipo de tarefas, poderá não ser fácil designar as pessoas com perfil adequado", declara Graça Barbosa.

No que diz respeito à melhoria da eficiência e desburocratização dos processos, a responsável afirma contar com o apoio do DCI, no sentido de desenvolver ou implementar ferramentas informáticas de apoio à gestão.

O domínio das mulheres
Por liderar uma equipa maioritariamente constituída por mulheres, o BIP não resistiu a perguntar a Graça Barbosa se alguma vez sentiu na pele alguma espécie de "diferença de tratamento" no seu trabalho por ser mulher.

"Gosto de pensar que não tenho sido discriminada por ser mulher e, de facto, não sinto isso no dia a dia. Acho que somos tratadas como profissionais competentes, independentemente de sermos mulheres", reflecte. A responsável afirma mesmo estar cada vez mais convencida de que as mulheres, em matéria de gestão, dão um "valioso contributo em sensatez, ponderação e maior sensibilidade a questões laterais, que parecem irrelevantes, mas não são".

Referindo-se ao INESC Porto em geral (incluindo o DIL), Graça Barbosa considera que, se há alguma área em que sente que possa haver discriminação, é na progressão das mulheres na carreira, quer em termos remuneratórios, quer em termos de nomeação para cargos de responsabilidade.

Perfil de Graça Barbosa
Graça Barbosa concluiu, em 1986, a licenciatura em Direito na Universidade de Coimbra, tendo frequentado, em 1991/92, o Curso de pós-graduação em Estudos Europeus na Universidade Católica Portuguesa.

Em 1995, terminou o Curso de pós-graduação em Direito da Comunicação na Universidade de Coimbra e, em 1999, o Curso Geral de Gestão no ISEE - Universidade do Porto.

Iniciou a sua actividade profissional fazendo o estágio de advocacia e dando aulas no ensino secundário. Durante cerca de dois anos exerceu funções de assessoria técnico-pedagógica e financeira a acções de formação profissional na PARTEX.

Ingressou no INESC, em Dezembro de 1990, para exercer funções de assessora jurídica, embora apoiasse também as áreas de relações internacionais e de recursos humanos. A partir de 1996, com a criação do DIL, passou a acumular as funções de assessora jurídica com a chefia do departamento, funções que mantém até hoje.

Momentos marcantes
Em jeito de balanço, o BIP pediu à responsável do DIL que descrevesse os momentos positivos e negativos que mais marcaram a sua experiência no INESC Porto.

Graça Barbosa respondeu espontaneamente que não tem tido muitos momentos negativos que possa destacar. "O que mais me desanima, em geral, é não conseguir fazer valer o meu ponto de vista, quando estou sinceramente convencida de que tenho razão, ou ter de fazer alguma coisa com a qual não concordo de todo", confessa. "Ou ainda tudo aquilo que faça abalar a minha crença no valor do INESC Porto", finaliza.

Como momentos positivos, a responsável destaca a criação do DIL e a designação da sua pessoa para o chefiar, assim como a autonomização do INESC Porto. "Tudo isto representou um grande desafio individual e envolveu um grande esforço do conjunto das pessoas do DIL, mas o resultado orgulha-me e reforçou enormemente a minha ligação, quase afectiva, à instituição", conclui satisfeita.