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Decorria o ano 2000, quando a Direcção do INESC Porto (DIP),
contrariando o ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”,
decidiu avançar para a automatização do processo de fichas
de viagem. Iniciou-se, então, uma discussão alargada, foi
feita a análise deste processo, a sua reengenharia e,
posteriormente, a sua implementação, a qual foi (e é)
suportada por um sistema de gestão de workflow –
Ultimus Workflow.
Em virtude de algumas indefinições, inexperiência e de
diversos problemas que tiveram de ser ultrapassados, apenas
em 2003 foi possível ter as 29 actividades relativas ao
processamento das fichas de viagens automatizadas, o sistema
consolidado e a sua implantação estendida a toda a
instituição.
Apesar das vicissitudes que afectaram a automatização do
processo de fichas de viagem, as grandes vantagens que daí
decorrem, bem como, o know-how e experiência
entretanto adquirida, levaram a DIP a não só dar
continuidade ao projecto, mas a alargá-lo a outros processos
de negócio do INESC Porto.
Nesse sentido, e dando sequência a um documento de
trabalho elaborado ainda em 2004, foi constituída uma equipa
envolvendo um consórcio de elementos do SIG, UESP, USIC e
DIL, coordenada por Vladimiro Miranda, a qual avançou para a
análise, redefinição, especificação e automatização de
alguns dos (sub)processos de negócio mais relevantes do
INESC Porto.
Seguindo uma metodologia em espiral (análise –
redefinição – especificação – implementação – validação –
análise – ...), o trabalho em curso abrange, nesta altura,
os seguintes sub-processos:
- Recrutamento, Selecção e Contratação de Bolseiros
- Renovação de Bolsas
- Avaliação de Desempenho (de contratados e docentes do
ensino superior)
- Elaboração e Aprovação de Propostas de Prestação de
Serviços
- Contratualização de Prestação de Serviços
- Aquisição de Equipamento Informático
Após a aprovação da DIP, e havendo condições para isso, o
objectivo é que estes sub-processos entrem em produção de
forma gradual, mas regular, ao longo dos próximos meses.
Assim, a perspectiva existente é, já após as férias
(Setembro), poder ter um destes sub-processos “no terreno”,
isto é, em fase de testes avançados, validação e utilização
experimental.
Em termos futuros, pretende-se alargar este projecto a
todos os processos e sub-processos de negócio.
Enquanto no INESC Porto circularem documentos em papel (e
fotocópias!) de forma desnecessária, contribuindo para a
existência de informação redundante, perda de tempo, falta
de controlo global das operações, dificuldade para posterior
consulta, “monstruosos” arquivos de papel, etc., em suma,
para uma menor eficiência na gestão interna, a tarefa não
estará terminada.
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