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Dos criadores do relógio de ponto na Intranet, surge agora a
versão BETA (Bamos Então Testar a Aplicação) do processo de
Bolseiros do Ultimus Workflow. Este processo facilita a
elaboração e normalização de editais para a angariação de
bolseiros. Permite ainda controlar a sua evolução até à sua
aprovação ou rejeição pelas partes responsáveis.
O processo pode ser iniciado por qualquer colaborador do
INESC Porto que pretenda angariar bolseiros. Para isso
deverá ser preenchido um formulário electrónico (ver imagem)
utilizando a ferramenta Ultimus (http://www.ultimus.com). Em
seguida, de acordo com a ordem interna do projecto, esses
formulários serão enviados para a respectiva secretária que
verifica e completa os dados introduzidos. Depois da devida
autorização por parte do responsável pelo projecto, são
gerados automaticamente os documentos dos editais em
português e inglês.
A próxima actividade é efectuada
pelos Recursos Humanos (RH) que verificam os documentos
gerados, sendo os dados dos editais guardados
automaticamente na base de dados respectiva. Os editais vão
depois para aprovação à Reunião de Unidades (RU) e todos os
intervenientes do processo são informados por e-mail da sua
decisão. Essa decisão é registada na base de dados e este
processo é dado como concluído.
Para finalizar, o Serviço de Informação de Gestão (SIG),
recentemente reforçado com mais elementos, está em condições
de assumir como objectivo a automatização de um novo
processo no Ultimus Workflow no INESC Porto em cada mês. Com
o processo de Requisições, a iniciar ainda em Novembro.
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