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O Serviço de Informação de Gestão (SIG) foi criado ao mesmo
tempo que o Serviço de Comunicações e Informática (SCI),
emergindo do antigo DCI, que foi extinto. Esta decisão
resultou de uma nova orientação estratégica da DIP (Direcção
do INESC Porto) que, identificando a informação como o elo
débil na nossa organização, veio privilegiar um modelo de
equipa dedicada em tempo inteiro à construção de uma lógica
de suporte às decisões no INESC Porto com base em informação
integrada.
 Por isso, a supervisão do SCI, como elemento crucial de
suporte às infra-estruturas de comunicação de dados, passou
a estar incluída no pelouro da Direcção de José Carlos
Caldeira, enquanto que a do SIG foi atribuída a Vladimiro
Miranda.
Tratou-se de enviar um sinal claro aos colaboradores e
aos serviços que as missões são diferentes e que os meios de
as cumprir têm que ser distintos. No caso, o SIG recebeu uma
directiva forte e explícita de que toda a concepção e todo o
desenvolvimento se deveria centrar no serviço às pessoas e
que toda a opção tecnológica se deveria subordinar à
obtenção de conforto para os utilizadores.
Ou seja e sem exageros, enquanto do SCI se exige uma
fortíssima preocupação centrada na tecnologia (incluindo a
segurança, a redundância, a velocidade de comunicação, a
robustez dos subsistemas físicos, etc.),
 ao SIG exige-se que
as soluções desenvolvidas privilegiem critérios de
usabilidade e de aumento de eficiência no acesso à
informação, garantia de integrabilidade dos dados, estética
e simplicidade e que, portanto, o agrado dos utilizadores
pelas soluções seja critério determinante para a sua
adopção. Enquanto o SCI, com a sua alta competência, tem que
ser um serviço invisível, o SIG tem que ser um serviço do
tipo companheiro amigo.
Isto tem implicações tanto ao nível das opções como ao
nível das relações pessoais que os elementos do SIG têm que
estabelecer com os restantes colaboradores do INESC Porto.
Como objectivo geral, está incumbida ao SIG a construção
de um ambiente que, mais tarde ou mais cedo, se poderá
designar como “o sistema de informação do INESC Porto”, que
terá um carácter global e integrado em vez dos subsistemas
relativamente independentes e isolados que ainda existem
presentemente. A medida única do seu êxito será a efectiva
constatação do aumento de produtividade em paralelo com a
satisfação dos utilizadores.
 A equipa
A equipa do SIG é constituída por José Carlos Sousa,
responsável pelo serviço desde a sua criação; António Carlos
Sá, contratado e no serviço desde Setembro de 2005; Pedro
Barbosa, estagiário do IEFP e no serviço desde Outubro de
2005; Ruben Moreira, estagiário do ISEP a desenvolver o
projecto “Implementação de ferramenta na gestão de
projectos” e no serviço desde Março de 2006.
No SIG foram elegidas as seguintes palavras-chave:
Automatização, Integração, Partilha e Colaboração.
Na implementação prática deste conceito, desenvolveram-se
já em 2005 alguns trabalhos, como seja o Relógio de Ponto e
alguns módulos de desmaterialização de fluxos de processos
de negócio (workflow). Para tal, privilegiou-se a
contratação de duas Unidades (USIC e UESP, lideradas por
José Correia e por António Correia Alves) para especificação
e execução de partes dos trabalhos, num consórcio interno
que provou ser uma excelente solução. E, em vez da prática
de constituição de comissões alargadas de utilizadores,
optou-se por contactos directos com os serviços e pessoas
potencialmente afectadas pelos sistemas a implementar.
 A orientação recebida da Direcção foi a seguinte: as
comissões de utilizadores, por muito bem intencionada que
fosse a ideia e os seus méritos, demonstraram no passado que
produziam opiniões de consenso que resultavam da cedência de
cada participante; em resultado, o produto final não
agradaria a ninguém mas não restava na instituição margem de
crítica independente, porque todos estariam comprometidos
com a solução. Assim, o SIG recebeu a orientação de discutir
as soluções e submetê-las à crítica dos utilizadores, em
sucessivas fases, incluindo a colocação em serviço de
versões BETA dos sistemas desenvolvidos, em vez de construir
soluções com comprometimento dos utilizadores na sua
concepção. Aparentemente, esta abordagem tem tido uma
aceitação muito positiva e não têm existido queixas ou
manifestações de desagrado sobre os produtos desenvolvidos –
pelo contrário.
Apresentam-se de seguida as principais linhas de
orientação do Serviço para este ano de 2006, na voz do
responsável do SIG, José Carlos Sousa.
 Fluxo de processos de negócio
O desenvolvimento de soluções de fluxo de processo de
negócio vai continuar a ter uma importância fulcral na nossa
actuação. Em articulação com o grupo de trabalho criado para
o efeito, pretende-se continuar a especificação e modelação
dos processos de negócio administrativos do INESC Porto de
uma forma gradual. A implementação desses processos na
ferramenta de Ultimus (bpm/workflow) vai permitir
automatizar novos procedimentos com consequente aumento da
eficiência na utilização dos recursos disponíveis.
Nos procedimentos com intervenção humana, a utilização de
formulários electrónicos em detrimento do documento em papel
vai permitir principalmente: facilitar o preenchimento (ex.
cálculo automático de ajudas de custo nas deslocações);
redução de erros no preenchimento (ex. preenchimento de
campos obrigatório); dados disponíveis para posterior
consulta (ex. disponibilizar dados dos editais de bolsa no
Sítio da Web do INESC Porto), redução drástica dos “tempos
mortos” (ex. redução do tempo de transporte entre
intervenientes).
 Em relação à interacção entre sistemas, pretende-se uma
efectiva integração com os diferentes sistemas de gestão de
base de dados (SGBD) e suas instâncias, bem como com
diversas aplicações existentes (ex. contabilidade, recursos
humanos, financeiras, projectos, etc.). Tendo sempre como um
dos objectivos o Write Once, Read Many (escrever uma vez e
ler muitas), a prioridade será agora dada a integração com o
SAP, de forma utilizar a informação que disponibiliza e na
actualização automática ou semi-automática (intervenção
humana) dos seus dados.
A experiência, conhecimentos técnicos e organizacionais
adquiridos têm um elevado potencial de valorização no
mercado, pelo que o INESC Porto está já a explorá-los sobre
a forma de consultadoria, nomeadamente em instituições
similares. O serviço poderá também ser solicitado a explorar
esta vertente porque tem um know-how na implementação,
automatização e integração dos processos de negócio na
instituição.
 Implementação
integrada de um novo conceito Web/Intranet
Embora o nosso actual Sítio da Web e a nosso portal da
Intranet tenham um sistema de gestão de conteúdos (CMS –
Content Management System) desenvolvido internamente e com
conteúdos diversificados, a nossa exigência tornou-se
obviamente maior e o sistema actual tem limitações que
pretendemos ultrapassar.
No sentido de aumentar a colaboração e a partilha de
conhecimento está a ser preparado um sistema de gestão de
conteúdos, que permita principalmente: uma pesquisa mais
eficiente do seu conteúdo; um maior número de colaboradores
envolvidos na introdução e actualização de conteúdos;
controlar a qualidade e a internacionalização dos conteúdos
produzidos; utilizar diferentes fluxos de trabalho
(workflow) na publicação de conteúdos; e um alto nível de
usabilidade.
De modo a incentivar e simplificar a publicação de
conteúdos, um dos objectivos do referido sistema é o Write
Once, Publish Everywhere (escrever uma vez e publicar em
qualquer lado), isto é, um determinado conteúdo produzido
pode ser disponibilizado em diferentes formatos para
diversos locais em simultâneo e de forma automática. Como
por exemplo: para este Boletim (BIP), dentro de um projecto,
numa determinada unidade ou serviço e até do próprio Sítio
da Web.
 Não menos importante é a integração no sistema de gestão
de conteúdos do Sítio da Web com o portal Intranet,
fornecendo um ponto único de entrada no sistema de
informação do INESC Porto (que numa fase inicial podem ser
apenas ligações para diversas ferramentas). Assim, facilita
a procura da informação, evita a sua duplicação e mantém uma
maior vigilância e rigor, principalmente, nos conteúdos
externos.
Isto é conseguido porque a informação é distribuída
fisicamente (estruturada) ou logicamente (não estruturada)
por uma única árvore e qualquer conteúdo é regularmente
visitado. Nesta integração, é necessário uma autenticação
que determina o nível de acesso aos conteúdos, o que torna
necessário desenvolver mecanismos adequados a nível da
segurança.
Convém ainda referir que este sistema apenas
disponibilizará uma estrutura e um conjunto de
funcionalidades para simplificar a gestão dos conteúdos. A
qualidade dos conteúdos continua a ser um factor
determinante para uma maior valorização da nossa instituição
e para isso contamos com todos como sempre.
 Colaboração no desenvolvimento dos sites das unidades e
serviços
Ainda tendo em conta o ponto anterior, iremos apoiar as
unidades, serviços e projectos na construção dos seus Sítios
da web caso seja necessário, nomeadamente disponibilizando
uma estrutura no sistema de gestão de conteúdos com
funcionalidades nucleares comuns num formato pronto-a-usar e
que requer apenas uma parametrização inicial.
Para além do trabalho realizado, o SIG tem ainda outras
iniciativas, nomeadamente o desenvolvimento do conceito de
base de dados no INESC Porto para a gestão, onde se pretende
estruturar um modelo de integração das bases de dados e
propor um modelo para administração de sistemas de gestão de
base de dados (SGBD) na forma de um serviço disponibilizado
às unidades; o desenvolvimento de módulos aplicacionais para
suporte a funções de gestão interna, nomeadamente, na gestão
de publicações (SACA) e na gestão de projectos; a
coordenação de um grupo de trabalho para a gestão
documental, com especificação sobre gestão documental e
arquivo digital com respectiva implementação.
Faz ainda a manutenção do actual Sítio da Web e Portal
Intranet durante o tempo necessário para implementar a nova
solução e de todas as ferramentas relacionadas com gestão,
como por exemplo, gestão de publicações (SACA), gestão de
reservas, gestão de recursos humanos, BIP, entre outros.
 Para finalizar, importa realçar que o SIG deverá
continuar empenhado em introduzir melhoramentos contínuos em
todos os sistemas, tentando sempre não só corresponder, como
superar as expectativas.
O SIG aproveita a oportunidade para agradecer a todas as
pessoas que têm colaborado com o Serviço e a todas as outras
que de certeza também o fariam. “Não queremos que tenham
dúvidas…podem mesmo contar connosco”, garante José Carlos
Sousa.
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