INESC Porto revoluciona gestão de processos das autarquias

Os primeiros passos no e-Gov
Há mais de 20 anos que o INESC Porto tem vindo a intervir na área da Administração Pública, quer desenvolvendo projectos para largas dezenas de autarquias e software-houses, quer colaborando com a Administração Central e Regional, nomeadamente com Comissões de Coordenação Regionais, Direcções-Gerais ou com o Metro do Porto.

Depois do primeiro projecto, o emblemático SIGMA - Sistema Integrado de Gestão Municipal, que decorreu durante cerca de 10 anos, a Unidade de Sistemas de Informação e Comunicação (USIC) tem desenvolvido ainda projectos como TeleAutarquia, NetAutarquia, SIMAT, SINUP, KEeLAN, SIGA-Metro, CNE, e-ASLA e GeoForum, que contribuem de forma inequívoca para a inovação e o desenvolvimento na Administração Local.

O e-ASLA
Neste contexto surge o projecto e-ASLA - “e-Administration for Small Local Authorities”, que se enquadra na Iniciativa INTERREG III, vertente B Sudoeste Europeu financiada pelo programa Europeu FEDER (Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional). O consórcio do projecto é composto por 10 parceiros – utilizadores e tecnológicos - de três países Europeus - Espanha, França e Portugal, sendo o INESC Porto o coordenador nacional e parceiro tecnológico.

Concebido para aplicação em municípios de pequena dimensão, isto é, população inferior a 20 mil habitantes, o e-ASLA conta em Portugal com as autarquias de Mondim de Basto, Castelo de Paiva, Alandroal e com a Associação de Municípios do Norte Alentejano como parceiros utilizadores.

A identificação da oportunidade
“O que estes municípios de dimensão reduzida têm em comum é a falta de recursos humanos, tecnológicos e financeiros, o que os impede de acompanhar a evolução em termos de Tecnologias de Informação e Comunicação”, refere Rui Barros, responsável do projecto.

Com a adopção da solução preconizada no e-ASLA, estas autarquias vão poder trabalhar numa base orientada para os “processos de negócio”, passando a ter maior rigor na gestão da execução das actividades e aceder a novos componentes que venham a ser desenvolvidos por outras autarquias que utilizam a framework e-ASLA. Se o desejarem poderão ainda partilhar recursos dentro de um grupo de autarquias ou no âmbito de uma associação.

Os objectivos do projecto
Um dos propósitos do projecto passou pela definição de uma framework e-ASLA que permitisse a integração de software de código livre e comercial, para suportar os processos administrativos. O e-ASLA devia possibilitar ainda a introdução da figura de “fornecedor de serviços e conhecimento”, explorando a ideia de “economia de escala”, com o objectivo de partilhar os recursos existentes em associações ou outras entidades.

Outro objectivo foi a criação de uma rede de colaboração para administrações locais de pequena dimensão que permitisse manter e potenciar os resultados deste projecto. Finalmente, a ideia era ainda realizar o projecto e o protótipo com uma perspectiva multilingue como fomentador da partilha e transferência de conhecimento na Europa.

As várias fases
Entre Fevereiro de 2005 e Junho de 2007, o projecto contemplou várias fases, entre as quais a identificação e caracterização dos processos de negócio das autarquias, a identificação de necessidades de adaptação entre processos de autarquias distintas, a identificação e avaliação (Benchmarking) de soluções de código livre genéricas e específicas para autarquias, o desenvolvimento de um protótipo funcional e a instalação para validação nos parceiros utilizadores dos três países envolvidos.

Questionado sobre os maiores obstáculos que surgiram no desenrolar deste projecto, Rui Barros admite que o que mais influenciou a sua execução foram as dificuldades apresentadas pelos parceiros utilizadores relativas à falta de disponibilidade e de conhecimento tecnológico. O engenheiro recorda, no entanto, que estas dificuldades eram esperadas, considerando que esse era precisamente um dos pressupostos do próprio projecto.

Mais-valias para as autarquias
De um modo geral, qualquer munícipe de um concelho que adopte a solução e-ASLA passará a dispor de informação do seu município on-line e a tratar integralmente dos seus processos por via electrónica. Também os funcionários destas autarquias passam a dispor de aplicações acessíveis através da Internet com as quais executam as suas tarefas no seu local de trabalho ou remotamente. Os resultados com maior impacto para as autarquias consistiram então no desenvolvimento de dois produtos de software, um para modelação e outro para execução dos processos.

A aplicação de modelação permitirá a qualquer autarquia realizar os modelos e toda a caracterização dos seus processos, podendo no final integrar com a segunda aplicação - o servidor aplicacional e de processos - e disponibilizar automaticamente o processo modelado on-line. A segunda aplicação integra um sistema de gestão de conteúdos para criação de um portal ou de uma intranet da autarquia, um motor de gestão de processos para execução dos processos on-line e dispõe de mecanismos para facilitar a integração com outros sistemas.

A solução de open source
Seguindo a filosofia do desenvolvimento de software em código livre (open source), a solução desenvolvida para o e-ASLA foi construída no conceito de uma framework que disponibiliza à partida um conjunto de aplicações fundamentais para o funcionamento baseado em processos de negócio.

Como foi já referido acima, trata-se de uma framework que incluirá um sistema de gestão de processos de negócio, um modelador de processos, um sistema de gestão de conteúdos e trabalho colaborativo que permitirá implementar os portais externos e internos das autarquias e facilitar a actualização dos conteúdos, agilizando a interacção com os cidadãos e com os colaboradores. A framework permitirá ainda a integração de novos componentes, estando bem definido esse processo, bem como a interacção com outros sistemas ou aplicações específicos comerciais ou de código livre.

Os resultados
De acordo com o coordenador da USIC, os resultados do projecto e-ASLA contribuem fortemente para facilitar a implementação de processos administrativos on-line em autarquias de pequena e média dimensão. Além de criar as ferramentas necessárias, este projecto também definiu os métodos de abordagem a essa implementação para simplificar e desburocratizar.

“Seguindo a abordagem e-ASLA, uma autarquia poderá entrar na "corrida" dos processos on-line sem ter os habituais e pesados custos de implementação e de licenciamento”, garante António Gaspar. “O munícipe de Mondim de Basto, por exemplo, vai passar a dispor de acesso on-line à informação da autarquia e gradualmente poderá passar a tratar alguns processos administrativos através da rede, uma vez que a Câmara Municipal de Mondim de Basto é uma das que ainda não utiliza a Internet para veicular informação até aos Munícipes”, exemplifica o coordenador.

A equipa
Há uma equipa vasta da USIC envolvida no projecto e-ASLA, pois ao longo do projecto participaram quase todos os elementos da Unidade, contribuindo com as várias competências e perfis necessários. O núcleo da equipa foi constituído por Rui Barros como responsável do projecto, por Ademar Aguiar como responsável científico, e pelos técnicos Anabela Soares, Lígia Silva, Paulo Melo, Pedro Madureira e Ricardo Dias.

No desenvolvimento do projecto houve ainda uma forte integração de metodologias e de métodos de desenvolvimento state-of-art. Os processos de gestão do projecto e de desenvolvimento de software foram baseados em metodologias ágeis (Agile) e os produtos resultantes do projecto permitem o desenvolvimento de aplicações sob o paradigma do Model Driven Development, ou seja, o desenvolvimento rápido de aplicações baseado em modelos.

Rumo à Europa
A USIC tem organizado e participado em diversos eventos com a finalidade de dar a conhecer os resultados do projecto. Foram estabelecidos vários contactos com outras Autarquias, Associações de Municípios, Regiões Digitais e Empresas que manifestaram interesse em utilizar esses resultados.

O problema endereçado no projecto e-ASLA é comum nos países do Sul da Europa, mas também tem forte impacto noutras regiões da Europa e em países do resto do mundo, uma vez que a forma de funcionar é semelhante nas organizações congéneres das autarquias portuguesas. A sua aplicabilidade noutros países, nomeadamente com idiomas diferentes do português, está prevista em todos os resultados do projecto - tudo foi desenvolvido com funcionalidades multilingues. Recentemente, o projecto foi apresentado como boa prática na conferência EISCO'07 que decorreu na Finlândia e contou com participantes de inúmeros países.

O futuro
De acordo com o coordenador da USIC, os produtos resultantes deste projecto têm aplicabilidade a diferentes tipos de organização e em distintos tipos de intervenção. A sua utilização no apoio à desmaterialização dos processos administrativos gerará naturalmente novas necessidades e novos desenvolvimentos.

Em simultâneo, novas actividades poderão surgir das especificidades de implementação dos produtos no âmbito das Associações de Municípios e da sua extensão às Juntas de Freguesia. De qualquer modo, considerando a natureza e a abrangência da plataforma desenvolvida, António Gaspar acredita que será utilizada em novos projectos nos quais a USIC está e venha a estar envolvida. É exemplo desta estratégia a utilização da plataforma numa empresa onde a Unidade realiza actualmente um projecto de transferência de tecnologia para a reformulação dos processos de negócio.

A missão do INESC Porto
Sendo um dos objectivos estratégicos do INESC Porto "contribuir para a construção de um Portugal moderno, de uma economia sólida e de uma sociedade de qualidade", o projecto e-ASLA vem contribuir de forma inegável para o cumprimento dessa missão. Esta é a convicção do coordenador da USIC. “Os seus objectivos visam dotar os organismos da Administração Pública, em particular as autarquias, de ferramentas que facilitam a interacção com os cidadãos e a agilizam a tramitação dos processos dentro do município”, explica.

Por outro lado, prossegue António Gaspar, “facilitando esse relacionamento e contribuindo para a simplificação dos próprios processos, o projecto contribui para uma redução efectiva dos custos que o país suporta com a burocracia desses processos, além de acentuar essa redução de despesas por se tratar de uma plataforma de utilização gratuita, isto é, sem custos de licenciamento”. Pelas razões apresentadas, são notórios os ganhos directos para os cidadãos, para as empresas e para a Administração Pública.